Hinweise zum Datenschutz

Informationen zum Datenschutz für Aktionäre der der Hamburger Hafen und Logistik AG und für Bevollmächtigte der Aktionäre im Hinblick auf die Datenverarbeitung für Zwecke der virtuellen Hauptversammlung.

Die Hamburger Hafen und Logistik AG (HHLA) misst dem Schutz Ihrer Daten und Ihrer Privatsphäre großen Wert bei. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten unserer Aktionäre oder ihrer bevollmächtigten Vertreter wir im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung unserer virtuellen Hauptversammlung verarbeiten und welche Rechte Ihnen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer Daten zustehen.

Wir führen die Hauptversammlung im Jahr 2020 als präsenzlose Versammlung unter Verwendung von Fernkommunikationsmitteln (virtuelle Hauptversammlung) mit der Möglichkeit zur Teilnahme im Wege der elektronischen Zuschaltung (Zuschaltung) durch. Die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können daher nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können die gesamte Hauptversammlung aber per Bild- und Tonübertragung über einen passwortgeschützten Internetservice (Aktionärsportal) verfolgen, über den auch die elektronische Zuschaltung erfolgt. Das Aktionärsportal wird durch unseren Dienstleister HV AG, Jakob-Oswald-Straße 4, 92289 Ursensollen ausschließlich in unserem Auftrag und nach unserer Weisung betrieben. Es ist abrufbar unter der Internetadresse www.hhla.de/aktionaersportal.

Hinweise zum Datenschutz

Verantwortliche Stelle ist die

Hamburger Hafen und Logistik AG
Bei St. Annen 1, 20457 Hamburg
Telefon: +49 40 3088-0, Fax: +49 40 3088-3355, E-Mail:  info@hhla.de

Bei Fragen zu diesen Hinweisen können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.
Er ist per Post unter der genannten Adresse oder per E-Mail an  datenschutz@hhla.de zu erreichen.

Im Zusammenhang mit der Durchführung unserer virtuellen Hauptversammlung verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten unserer Aktionäre:

  • Vor- und Nachname, Titel, ggf. Geburtsname
  • Geburtsdatum
  • Staatsangehörigkeit
  • Adresse und weitere Kontaktdaten
  • Informationen zu Ihrem Aktienbestand
    (Aktionärsnummer, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktie, Depotbank)
  • Individuelle Zugangsdaten für das Aktionärsportal
  • Sonstige Daten, die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung angegeben werden
    (z.B. E-Mail-Adresse oder Telefonnummer)

Zudem verarbeiten wir den Namen und die Adresse des vom Aktionär gegebenenfalls bevollmächtigten Vertreters. Sofern Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir zusätzlich diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Beantwortung des jeweiligen Anliegens erforderlich sind, wie z.B. die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer.

Daneben verarbeiten wir auch Informationen zu Anträgen, Fragen, Wahlvorschlägen, und sonstigen Verlangen von Aktionären oder ihren Bevollmächtigten, die in Bezug auf die Hauptversammlung eingereicht werden, sowie zu Ihrem Abstimmverhalten.

Wenn Sie unser Aktionärsportal im Internet besuchen, erheben wir Daten über Zugriffe auf unser Aktionärsportal. Folgende Daten und Geräteinformationen werden in den Webserver-Log-Files protokolliert: Abgerufene bzw. angefragte Daten; Datum und Uhrzeit des Abrufs; Meldung, ob der Abruf erfolgreich war; Typ des verwendeten Webbrowsers und Betriebssystems; IP-Adresse; Aktionärsnummer und Session-ID; und Kenntnisnahme und Akzeptanz der Nutzungsbedingungen. Ihr Browser übermittelt diese Daten automatisch an uns, wenn Sie unser Aktionärsportal besuchen.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung aller relevanten Rechtsvorschriften, insbesondere der DSGVO, dem BDSG, dem Aktiengesetz (AktG) und dem Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (Artikel 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020, BGBl. 2020, S. 569 ff., nachfolgend Covid-19-Gesetz).

Über das Aktionärsportal können Sie unter anderem die virtuelle Hauptversammlung in Ton und Bild verfolgen, Ihr Stimmrecht ausüben, Vollmachten erteilen, Fragen einreichen oder Widerspruch zu Protokoll erklären. Um das Aktionärsportal nutzen zu können, müssen Sie sich mit Ihrer Aktionärsnummer und den von uns übersandten bzw. – sofern Sie sich für den elektronischen Versand der Unterlagen zur Hauptversammlung registrieren oder registriert haben – selbst vergebenen Zugangsdaten, einloggen. Die verschiedenen Möglichkeiten zur Ausübung Ihrer Rechte erscheinen dann in Form von Schaltflächen und Menüs auf der Benutzeroberfläche des Aktionärsportals.

1. Führung des Aktienregisters

Bei unseren Aktien handelt es sich um Namensaktien. Gemäß § 67 AktG sind Namensaktien unter Angabe des Namens, des Geburtsdatums, der Postanschrift, einer elektronischen Adresse des Aktionärs, sowie der Stückzahl oder der Aktiennummer in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen. Ohne Angabe dieser Daten können Sie nicht in das Aktienregister eingetragen werden und Ihre Rechte als Aktionär nicht ausüben. Sie als Aktionär trifft dabei die gesetzliche Pflicht, uns diese Angaben mitzuteilen. Die Verarbeitung ist zur Erfüllung unserer aktienrechtlichen Verpflichtung erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

2. Betrieb des Aktionärsportals

Die Verarbeitung der oben genannten Zugriffsdaten und Geräteinformationen in Webserver-Log-Files ist erforderlich, um das Aktionärsportal technisch bereitstellen zu können sowie zur Missbrauchserkennung, Störungsbeseitigung und zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der virtuellen Hauptversammlung. Insofern haben wir ein berechtigtes Interesse, Ihnen das Aktionärsportal als Service für Aktionäre und ihre Bevollmächtigten bereitzustellen, um Ihre Aktionärsrechte auf nutzerfreundliche Art und Weise ausüben und an der virtuellen Hauptversammlung im Wege der elektronischen Zuschaltung teilnehmen zu können. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

3. Identitätsüberprüfung

Wenn Sie sich im Aktionärsportal anmelden, verarbeiten wir Ihre Anmeldeinformationen und Zugangsdaten, um Ihre Berechtigung, sich als Aktionär oder Aktionärsvertreter zur virtuellen Hauptversammlung zuzuschalten oder vorbereitende Maßnahmen zu treffen, überprüfen zu können. Die Verarbeitung ist zur Erfüllung unserer aktienrechtlichen Verpflichtungen nach §§ 118 ff. AktG erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

4. Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um die Zugangsberechtigungen für das Aktionärsportal und die Zuschaltung der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten zur virtuellen Hauptversammlung (z.B. Prüfung der Teilnahmeberechtigung, Versand von Zugangsdaten) abzuwickeln und um den Aktionären und ihren Bevollmächtigten die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung (einschließlich Erteilung und Widerruf von Vollmachten und Weisungen) zu ermöglichen.

Insbesondere verarbeiten wir auch Ihr Abstimmverhalten, sofern Sie oder Ihr Vertreter Ihr Stimmrecht während der virtuellen Hauptversammlung oder per Briefwahl über die Abstimmungsfunktion im Aktionärsportal ausüben, um die ordnungsgemäße Beschlussfassung und Wertung von Stimmen in der Hauptversammlung zu gewährleisten. Außerdem verarbeiten wir Informationen über Ihren Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung, sofern Sie einen solchen Widerspruch während der Hauptversammlung über die entsprechende Funktion des Aktionärsportals erklären.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit unseren aktienrechtlichen Verpflichtungen nach §§ 118 ff. AktG und gegebenenfalls in Verbindung mit § 1 Abs. 2 Nr. 2 und 4 des Covid-19-Gesetzes.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die ordnungsgemäße Durchführung der virtuellen Hauptversammlung erforderlich. Wenn Sie die erforderlichen personenbezogenen Daten nicht mitteilen, können wir Ihnen möglicherweise keine Zuschaltung zu der virtuellen Hauptversammlung ermöglichen.

5. Ausübung des Fragerechts

Sofern Sie als Aktionär von der Möglichkeit Gebrauch machen, im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung über unser Aktionärsportal Fragen einzureichen, und Ihre Fragen in der virtuellen Hauptversammlung behandelt werden, erfolgt dies grundsätzlich unter Nennung Ihres Namens. Dieser kann von anderen Teilnehmern der virtuellen Hauptversammlung zur Kenntnis genommen werden. Diese Datenverarbeitung ist zur Wahrung unseres berechtigten Interesses, den Ablauf der virtuellen Hauptversammlung möglichst an eine physische Hauptversammlung anzugleichen und des berechtigten Interesses der übrigen Hauptversammlungsteilnehmer, den Namen eines Fragestellers zu erfahren, erforderlich. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

6. Verarbeitung zu sonstigen Zwecken

Wir verarbeiten Ihre Daten, um Statistiken zu erstellen, z.B. für die Darstellung der Aktionärsentwicklung, Anzahl der Transaktionen, oder für Übersichten der größten Aktionäre). Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, Statistiken zu erstellen, damit wir erkennen können, wie sich die Aktionärsstruktur unseres Unternehmens zusammensetzt.

Ihre personenbezogenen Daten werden ebenfalls zur Erfüllung etwaiger gesetzlicher Melde- und Publikationspflichten verarbeitet. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesen Fällen die jeweiligen gesetzlichen Regelungen und Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben oder aktien-, handels­- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Um aktienrechtlichen Bestimmungen zu entsprechen, müssen wir beispielsweise bei der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festhalten. Auch in diesen Fällen bildet Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO die maßgebliche Rechtsgrundlage.

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre Daten auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen wie z.B. der Einhaltung von Wertpapiervorschriften außereuropäischen Länder. Dies gilt insbesondere, wenn wir bei Kapitalerhöhungen einzelne Aktionäre aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit oder ihres Wohnsitzes von der Information über Bezugsangebote ausnehmen müssen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

7. Cookies

Für unser Aktionärsportal verwenden wir technisch unbedingt erforderliche Cookies. Cookies sind kleine Dateien, die von einer Webseite, die Sie besuchen, auf Ihrem Desktop-, Notebook- oder Mobilgerät abgelegt werden. Daraus können wir z.B. erkennen, ob es zwischen Ihrem Gerät und unserem Aktionärsportal schon eine Verbindung gegeben hat, oder welche Sprache oder anderen Einstellungen Sie bevorzugen. Unsere verwendeten Cookies enthalten keine personenbezogenen Daten. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Wenn Sie sich gegen den Einsatz von Cookies entscheiden, kann es sein, dass Ihnen nicht alle Funktionen unseres Aktionärsportals oder einzelne Funktionen nur eingeschränkt zur Verfügung stehen.

Die von uns eingesetzten notwendigen Session Cookies werden nur zum Zweck der Bereitstellung des Aktionärsportals und für die Anmeldung und Identifizierung der Aktionäre verwendet. Sie sind für die Funktionen des Aktionärsportals unbedingt erforderlich und werden beim Schließen Ihres Browsers gelöscht.

Das Setzen der und der Zugriff auf die in unbedingt erforderlichen Cookies gespeicherten Daten sowie die mit diesen Cookies verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten ist zur Wahrung unseres berechtigten Interesses erforderlich, unseren Aktionären und Aktionärsvertretern den Besuch unseres Aktionärsportals zu ermöglichen. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

8. Sonstige Verarbeitungen

Sollten wir beabsichtigen, Ihre personenbezogenen Daten für einen zuvor nicht genannten Zweck zu verarbeiten, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.

Jeder Aktionär ist grundsätzlich verpflichtet, der Gesellschaft die für die Führung des Aktienregisters erforderlichen Angaben (Name, Geburtsdatum und Anschrift des Aktionärs sowie Stückzahl der Aktien oder Aktiennummer) mitzuteilen. Regelmäßig leiten die beim Erwerb oder der Verwahrung Ihrer HHLA-Namensaktien mitwirkenden Intermediäre (z.B. Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute) die für die Führung des Aktienregisters relevanten Angaben (z.B. neben den zuvor genannten Daten auch Staatsangehörigkeit, Geschlecht und Einreicherbank) an uns weiter. Dies geschieht über die Clearstream Banking AG, Eschborn, die als Zentralverwahrer die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften und die Verwahrung der Aktien für die Kreditinstitute wahrnimmt. Verkaufen Sie Ihre Aktien, wird uns dies ebenfalls über die Clearstream Banking AG gemeldet. Im Übrigen erhalten wir bzw. die von uns beauftragten Dienstleister die personenbezogenen Daten der Aktionäre in der Regel von Ihnen selbst.

Wenn Sie als Bevollmächtigter eines Aktionärs auftreten, erhalten wir Ihre personenbezogenen Daten von dem Aktionär, der Ihnen die Vollmacht erteilt hat, und direkt von Ihnen, sofern Ihr Verhalten in der virtuellen Hauptversammlung oder Ihre Nutzung des Aktionärsportals betroffen ist.

Für die Verwaltung und technische Führung des Aktienregisters sowie zur Abwicklung der virtuellen Hauptversammlung nutzen wir externe Dienstleister, z.B. Dienstleister zur Organisation der Hauptversammlung, für Druck und Versand der Hauptversammlungs-Einladungen und Aktionärsmitteilungen, sowie für die Durchführung der Hauptversammlung (im Wesentlichen für die Bereitstellung des Aktionärsportals, über das die virtuelle Hauptversammlung zugänglich ist). Die beauftragten Dienstleister erhalten von uns nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und sie verarbeiten die Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unserer Weisung. Alle unsere Mitarbeiter und alle Mitarbeiter von externen Dienstleistern, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln.

Sofern ein Aktionär verlangt, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden, erfolgt durch uns eine Bekanntmachung dieser Gegenstände unter Angabe des Namens des Aktionärs bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften. Auch Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären werden wir gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich machen, sofern die Voraussetzungen vorliegen.

Sofern Sie als Aktionär von der Möglichkeit Gebrauch machen, Fragen einzureichen und Ihre Fragen während der virtuellen Hauptversammlung behandelt werden, erfolgt dies grundsätzlich unter Nennung Ihres Namens. Dieser kann von anderen Teilnehmern der Hauptversammlung zur Kenntnis genommen werden.

Darüber hinaus können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z.B. beim Überschreiten gesetzlich vorgegebener Stimmrechtsschwellen).

Wir anonymisieren oder löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die zuvor genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z.B. nach Aktiengesetz, Handelsgesetzbuch oder Abgabenordnung) zu einer weiteren Speicherung verpflichten. Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre. Die im Aktienregister gespeicherten Daten müssen wir nach dem Verkauf der Aktien regelmäßig noch zehn Jahre aufbewahren. Darüber hinaus bewahren wir personenbezogene Daten ausnahmsweise auf, soweit dies im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist, die gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu dreißig Jahren).

Sollten wir personenbezogene Daten an Empfänger mit Sitz in einem Land außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (Drittland) weitergeben, erfolgt die Weitergabe nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z.B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder eine Vereinbarung der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission) vorhanden sind.

Detaillierte Informationen dazu sowie über das Datenschutzniveau bei unseren Dienstleistern in Drittländern können Sie über unseren Datenschutzbeauftragten anfordern.

Aktionäre und ihre Bevollmächtigten haben als Betroffene – bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen – das Recht,

  • Auskunft über die Datenverarbeitung sowie eine Kopie der verarbeiteten Daten zu erhalten
    (Auskunftsrecht, Art. 15 DSGVO),
  • die Berichtigung unrichtiger Daten oder die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen
    (Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO),
  • die unverzügliche Löschung personenbezogener Daten zu verlangen
    (Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO),
  • die Einschränkung der Datenverarbeitung zu verlangen
    (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO),
  • sowie die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie einem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und zudem diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen zu übermitteln (Recht auf Datenübertragbarkeit Art. 20 DSGVO).

Soweit wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen der HHLA oder eines Dritten verarbeiten, sind Sie dazu berechtigt, dieser Verarbeitung zu widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. In diesem Fall werden wir die Verarbeitung beenden, sofern uns nicht der Nachweis gelingt, dass zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vorliegen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Die obengenannten Rechte können Sie unter der in Ziffer I aufgeführten Adresse unseres Datenschutzbeauftragten geltend machen. Bitte beachten Sie, dass ggf. gesetzliche Ausnahmen (z.B. fortbestehende Aufbewahrungspflichten) einer Ausübung Ihrer Rechte entgegenstehen können.

Unabhängig davon haben Sie als Betroffener gemäß Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde. Die für die HHLA zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22
20459 Hamburg
Tel.: +49 (0) 40 42854-4040
mailbox@datenschutz.hamburg.de

Bei relevanten Änderungen dieser Informationen werden wir Sie bei Bedarf erneut benachrichtigen.
Stand dieser Information: Juli 2020