Nutzung des Aktionärsportals

Diese Nutzungsbedingungen gelten für alle Aktionäre, die das Aktionärsportal der HHLA nutzen. Dies umfasst u.a. die Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung, die Verfolgung der Hauptversammlung im Internet, die Ausübung von Aktionärsrechten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung sowie die Registrierung für den elektronischen Versand der Unterlagen zur Hauptversammlung.

Zugang zum Aktionärsportal

Allgemeine Hinweise zum Aktionärsportal

Diese Nutzungsbedingungen gelten für alle Aktionäre, die das unter www.hhla.de/aktionaersportal erreichbare Aktionärsportal (Aktionärsportal) der Hamburger Hafen und Logistik AG (HHLA) nutzen. Dies umfasst u.a. die Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung, die elektronische Zuschaltung zur Hauptversammlung bzw. die Verfolgung der Hauptversammlung im Internet, die Ausübung von Rechten im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung (insbesondere des Frage- und Stimmrechts) und die Registrierung für den elektronischen Versand der Unterlagen zur Hauptversammlung oder den Widerruf einer solchen Registrierung. Die Registrierung für den elektronischen Versand der Hauptversammlungsunterlagen oder der Widerruf einer erteilten Registrierung sind dabei unabhängig von einer bestimmten Hauptversammlung möglich.

Bitte beachten Sie, dass auch bei der Anmeldung und/oder der Ausübung von Rechten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung über das Aktionärsportal die „Weiteren Angaben und Hinweise“ aus der Einladung zur Hauptversammlung der Hamburger Hafen und Logistik AG am 10. Juni 2021 – insbesondere die dort angegebenen Fristen – sowie die „Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung von Aktionärsrechten“ gelten, die jeweils unter www.hhla.de/hauptversammlung zur Verfügung stehen.

Der Zugang zum Aktionärsportal ist passwortgeschützt. Die benötigten Zugangsdaten (Aktionärsnummer und Zugangspasswort) sind in den Unterlagen zur Hauptversammlung enthalten, die Ihnen per Post zugehen. Aktionäre, die sich für den elektronischen Versand der Hauptversammlungsunterlagen registrieren oder bereits registriert haben, können das Aktionärsportal auch mithilfe des im Rahmen der Registrierung selbst vergebenen Zugangspassworts nutzen.

Sollten Sie ihre Zugangsdaten verloren oder vergessen haben, können Sie sich an unseren Hauptversammlungsservice wenden. Sofern Sie sich bereits mit einem selbst vergebenen Passwort für den elektronischen Versand der Einladung zur Hauptversammlung registriert haben und dieses Passwort vergessen haben, können Sie über die Funktion „Zugangspasswort vergessen“ des Aktionärsportals ein temporär gültiges Passwort anfordern.

Bitte machen Sie Ihre Aktionärsnummer und Ihr individuelles Zugangspasswort Unbefugten nicht zugänglich, damit kein Dritter Ihren Zugang nutzen kann.

Ihre Anmeldung, Briefwahl, Vollmachts- und ggf. Weisungserteilung oder eine Änderung ist erst dann registriert, wenn Ihnen dies auf der Internetseite bestätigt wird. Falls das Programm zu einem früheren Zeitpunkt abgebrochen wird (z.B. durch die Schaltfläche „Abmelden“ oder durch Schließen des Browser-Fensters), wird Ihre Erklärung oder deren Änderung ggf. nicht ordnungsgemäß registriert.

Bitte achten Sie darauf, das Aktionärsportal nach Beendigung der Nutzung ordnungsgemäß zu beenden, d.h. sich über die Schaltfläche „Abmelden“ abzumelden. Eine ordnungsgemäße Abmeldung verhindert, dass Unbefugte während Ihrer Abwesenheit Ihre Eingaben einsehen oder manipulieren können.

Sollte Verdacht auf Missbrauch bestehen, können Sie Ihren Zugang über unseren Hauptversammlungsservice unter Angabe Ihres Namens, Ihrer Adressdaten und der Aktionärsnummer sperren lassen. Nach der Sperrung ist der Zugriff auf das Aktionärsportal nicht mehr über Ihren Zugang möglich. Eine Anmeldung, Briefwahl, Vollmacht- und ggf. Weisungserteilung und deren Nachweis sind noch anderweitig formgerecht möglich. Vor der Sperrung per Internet übermittelte Daten werden nicht berücksichtigt.

Für Fragen rund um das Aktionärsportal sowie bei Störungen, Nichterhalt von Unterlagen oder Änderungen Ihrer Daten steht Ihnen  unser Hauptversammlungsservice zur Verfügung,  der telefonisch unter +49 (0) 40 3088 3100 (Montag bis Freitag von 9:00 bis 18:00 Uhr) oder per E-Mail unter hauptversammlung@hhla.de erreichbar ist.

Die Aktionäre haben die Möglichkeit, die gesamte Hauptversammlung in Bild und Ton über das Aktionärsportal der Gesellschaft live im Internet zu verfolgen. Aktionäre oder Bevollmächtigte, die die Hauptversammlung lediglich im Internet verfolgen möchten, ohne weitere Aktionärsrechte auszuüben, benötigen hierfür lediglich die Ihnen übersandten bzw. selbst vergebenen Zugangsdaten bzw. im Fall von Bevollmächtigten die Zugangsdaten des jeweiligen Bevollmächtigenden. Eine Anmeldung ist in diesem Fall nicht erforderlich. Für die Ausübung weitergehender Rechte im Zusammenhang mit der Hauptversammlung, insbesondere des Stimmrechts, ist dagegen die vorherige Anmeldung erforderlich.

Anmeldung zur Hauptversammlung und Ausübung von Aktionärsrechten

Die Anmeldung zur Hauptversammlung ist – auch bei Nutzung des Aktionärsportals – nur bis Donnerstag, 3. Juni 2021 (24:00 Uhr MESZ) möglich. Sie können sich ohne weitere Ausübung Ihrer Rechte zur Hauptversammlung anmelden; damit können Sie sich die Möglichkeit erhalten, Ihre Aktionärsrechte zu einem späteren Zeitpunkt auszuüben. Sie können sich über das Aktionärsportal auch zur Hauptversammlung anmelden, indem Sie Ihre Stimmen per (Online-)Briefwahl abgeben, den Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft Vollmacht und Weisungen zur Ausübung Ihres Stimmrechts erteilen oder einen Dritten (mit Ausnahme von Intermediären oder gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Vereinigungen oder Personen) zur Ausübung Ihrer Rechte bevollmächtigen. Die Nutzung einer dieser Möglichkeiten gilt jeweils zugleich als Anmeldung zur Hauptversammlung. Die Ausübung weitergehender Rechte, insbesondere des Stimmrechts, setzt in jedem Fall die rechtzeitige Anmeldung voraus.

Wenn Sie mehrere Einladungen erhalten haben (z.B. weil Ihre Aktien auf mehrere Depots aufgeteilt sind), führen Sie die Anmeldung durch Nutzung der vorstehend beschriebenen Möglichkeiten bitte für jede Einladung bzw. Aktionärsnummer gesondert durch.

Wir empfehlen Ihnen, sich möglichst frühzeitig zur Hauptversammlung anzumelden, damit Sie sich bei eventuellen Störungen noch rechtzeitig anderweitig (z.B. per Post oder E-Mail) zur Hauptversammlung anmelden können.

Die Stimmabgabe mittels Briefwahl kann entweder zusammen mit der Anmeldung zur Hauptversammlung oder bei rechtzeitiger Anmeldung auch noch nach erfolgter Anmeldung bis zum Ende der Abstimmung erfolgen. Bis zu diesem Zeitpunkt können über das Aktionärsportal auch etwaige zuvor – auch auf anderem Wege (z.B. per Post oder E-Mail) – abgegebene Briefwahlstimmen widerrufen oder geändert werden. Der Versammlungsleiter wird in der Hauptversammlung rechtzeitig auf das bevorstehende Ende der Abstimmung hinweisen. Bei mehreren eingehenden Stimmabgaben wird nur die der Gesellschaft zuletzt eingegangene berücksichtigt. Die Erteilung von Vollmacht und Weisungen and die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft gilt als Widerruf zuvor abgegebener Briefwahlstimmen.

Die Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft kann entweder zusammen mit der Anmeldung zur Hauptversammlung oder bei rechtzeitiger Anmeldung auch noch nach erfolgter Anmeldung bis zum Ende der Abstimmung erfolgen. Bis zu diesem Zeitpunkt können über das Aktionärsportal auch etwaige zuvor – auch auf anderem Wege (z.B. per Post oder E-Mail) – abgegebene Vollmachten und Weisungen widerrufen oder geändert werden. Der Versammlungsleiter wird in der Hauptversammlung rechtzeitig auf das bevorstehende Ende der Abstimmung hinweisen. Bei mehreren eingehenden Stimmabgaben wird nur die der Gesellschaft zuletzt eingegangene berücksichtigt. Die Stimmabgabe per elektronischer Briefwahl gilt als Widerruf zuvor erteilter Vollmachten und Weisungen.

Die Stimmrechtsvertreter sind bei der Stimmrechtsausübung an Ihre ausdrücklichen Weisungen zu den einzelnen Tagesordnungspunkten gebunden. Es muss somit zu allen Punkten der Tagesordnung eine eindeutige Weisung erteilt werden. Sollte zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung erforderlich werden, gilt Ihre erteilte Weisung für die Stimmabgabe entsprechend für jeden zur Abstimmung gestellten Unterpunkt. Sollten zu einzelnen Tagesordnungspunkten keine eindeutigen Weisungen vorliegen, werden sich die Stimmrechtsvertreter im Falle einer Abstimmung insoweit der Stimme enthalten. Etwaige zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge, die bis zum Mittwoch, 26. Mai 2021 (24:00 Uhr MESZ) eingehen, werden im Internet unter www.hhla.de/hauptversammlung veröffentlicht. Dort finden Sie auch Hinweise, wie Sie sich Gegenanträgen und Wahlvorschlägen anschließen können.

Die Erteilung von Vollmacht und Weisungen an Dritte (mit Ausnahme von Intermediären oder gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Vereinigungen oder Personen) über das Aktionärsportal kann entweder zusammen mit der Anmeldung zur Hauptversammlung oder bei rechtzeitiger Anmeldung auch noch nach erfolgter Anmeldung bis zum Ende der Abstimmung erfolgen. Bis zu diesem Zeitpunkt können über das Aktionärsportal auch etwaige zuvor – auch auf anderem Wege (z.B. per Post oder E-Mail) – abgegebene Vollmachten widerrufen oder geändert werden. Der Versammlungsleiter wird in der Hauptversammlung rechtzeitig auf das bevorstehende Ende der Abstimmung hinweisen.

Die Bevollmächtigung eines Dritten über das Aktionärsportal gilt zugleich als Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft. Die Zuschaltung des Bevollmächtigten über das Aktionärsportal setzt voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die mit dem Einladungsschreiben zur Hauptversammlung versandten bzw. selbst vergebenen Zugangsdaten erhält. Mit der Anmeldung im Aktionärsportal bestätigt die bevollmächtigte Person, dass sie ordnungsgemäß bevollmächtigt ist.

Die Bevollmächtigung von Intermediären oder gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Vereinigungen oder Personen ist über das Aktionärsportal nicht möglich. Wenn Sie einen Intermediär oder eine gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Vereinigung oder Person bevollmächtigen möchten, beachten Sie hierzu bitte die Hinweise in der Einladung zur Hauptversammlung sowie die „Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung von Aktionärsrechten“.

Fragen an den Vorstand können von ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären bis Dienstag, 8. Juni 2021 (24:00 MESZ) ausschließlich über das Aktionärsportal gestellt werden. Hierzu klicken Sie im Aktionärsportal auf die Schaltfläche „Frage stellen“. Sie können dann Ihre Fragen in das vorgegebene Textfeld eingeben und diese über die Schaltfläche „Frage übermitteln“ an die Gesellschaft übermitteln. Die Zeichenanzahl ist aus technischen Gründen begrenzt. Sofern Sie mehrere Fragen haben, können Sie über die Schaltfläche „Weitere Frage stellen“ weitere Fragen stellen. Ihre vorherige Frage wird dann jeweils automatisch an die Gesellschaft übermittelt. Es ist vorgesehen, die Fragensteller im Rahmen der Fragenbeantwortung grundsätzlich namentlich zu nennen.

Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung können ab der Eröffnung bis zur Schließung der Hauptversammlung über die Schaltfläche „Widerspruch zu Protokoll“ durch Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten erklärt werden. Voraussetzung ist in jedem Fall, dass der betreffende Aktionär oder Bevollmächtigte ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet ist und sein Stimmrecht ausgeübt hat. Ordnungsgemäß erklärte Widersprüche werden unter Nennung des Namens des Aktionärs oder Bevollmächtigten in die notarielle Niederschrift zur Hauptversammlung aufgenommen.

Registrierung für die Teilnahme am elektronischen Versand

Sofern Sie sich für die Teilnahme am elektronischen Versand der Hauptversammlungsunterlagen registrieren, erhalten Sie die Unterlagen für künftige Hauptversammlungen nicht mehr per Post, sondern ausschließlich elektronisch übersandt (insbesondere per E-Mail, wobei sich die HHLA andere elektronische Versandarten vorbehält). Die Registrierung für die Teilnahme am elektronischen Versand ist unabhängig von der Teilnahme an einer bestimmten Hauptversammlung möglich. Sie kann sowohl vor als auch nach einer Hauptversammlung erfolgen. Wenn Sie bis ca. sieben Wochen vor einer Hauptversammlung der HHLA registriert sind, erhalten Sie die Einladung zur Hauptversammlung in elektronischer Form an die registrierte elektronische Adresse zugesandt. Spätere Registrierungen können erst für die darauffolgende Hauptversammlung berücksichtigt werden.

Bitte informieren Sie unseren Hauptversammlungsservice, falls Sie Ihre Einladung zur Hauptversammlung nicht rechtzeitig elektronisch erhalten haben, obwohl Sie für den elektronischen Versand registriert sind. Über den Hauptversammlungsservice können Sie uns auch Änderungen Ihrer elektronischen Adresse mitteilen. Wenn Sie sich zuvor mit einem selbst vergebenen Zugangspasswort für den elektronischen Versand der Einladung zur Hauptversammlung registriert haben, können Sie Ihre elektronische Adresse oder Ihr selbst vergebenes Zugangspasswort auch selbst über das Aktionärsportal ändern. Erfolgt die Änderung Ihrer elektronischen Adresse erst, nachdem die technischen Vorbereitungen für den Versand der Einladung zur anstehenden Hauptversammlung bereits begonnen haben, können wir diese Änderung erst für die darauffolgende Hauptversammlung berücksichtigen.

Sollten wir bei elektronischen Mitteilungen, die wir Ihnen im Vorfeld oder im Rahmen des Versands der Hauptversammlungsunterlagen zusenden, eine Rückmeldung über die technische Unzustellbarkeit erhalten, senden wir Ihnen die Hauptversammlungsunterlagen wieder per Post (an die im Aktienregister hinterlegte Adresse) zu. Im Übrigen ist jede(r) Aktionär(in) selbst dafür verantwortlich, dass die registrierte elektronische Adresse funktionsfähig ist und eingehende elektronische Mitteilungen gelesen werden.

Die Teilnahme am elektronischen Versand ist nicht befristet. Sie können Ihre Einwilligung aber jederzeit (auch nach einer Hauptversammlung) über das Aktionärsportal oder durch Erklärung in Textform unter Nennung Ihres Namens, Ihrer Aktionärsnummer und Ihrer Anschrift an die Gesellschaft widerrufen. Im Falle eines Widerrufs erhalten Sie die Hauptversammlungsunterlagen künftig wieder per Post. Erfolgt der Widerruf allerdings erst, nachdem die technischen Vorbereitungen für den Versand der Einladung zur anstehenden Hauptversammlung bereits begonnen haben, können wir Ihren Widerruf erst für die darauffolgende Hauptversammlung berücksichtigen. In diesem Falle werden wir uns jedoch bemühen, Ihnen die Einladung zur Hauptversammlung zusätzlich auch an Ihre im Aktienregister eingetragene Postadresse zuzusenden.

Etwa sieben Wochen vor jeder Hauptversammlung ermitteln wir zur Vorbereitung des Einladungsversands, welche der für den E-Mail-Versand registrierten Personen als Aktionäre im Aktienregister der HHLA eingetragen sind. Sollten Sie zu diesem Zeitpunkt nicht als Aktionär der HHLA im Aktienregister eingetragen sein, erlischt Ihre Einwilligung automatisch. Sollten Sie später wieder HHLA-Aktien erwerben, erhalten Sie die Unterlagen zur Hauptversammlung wieder per Post zugesandt, sofern Sie sich nicht erneut für den elektronischen Versand registrieren. Sollten Sie zwischen zwei Hauptversammlungen der HHLA zeitweise sämtliche Ihrer HHLA-Aktien veräußert haben, aber bis etwa sieben Wochen vor der nächsten Hauptversammlung der HHLA wieder HHLA-Aktien erwerben, gilt Ihre vor der Veräußerung der HHLA-Aktien erteilte Einwilligung zur Teilnahme am elektronischen Versand der Hauptversammlungsunterlagen dagegen fort.

Sonstige Hinweise

Bitte beachten Sie, dass bei im Aktienregister eingetragenen Personengemeinschaften (z. B. Ehepaaren), Personengesellschaften oder juristischen Personen diejenige Person, die die aktive Registrierung vornimmt oder Registrierungsdaten ändert oder Rechte im Zusammenhang mit der Hauptversammlung ausübt, von allen Mitgliedern der Personengemeinschaft bzw. von der juristischen Person/Personengesellschaft, für die sie handelt, hierzu bevollmächtigt bzw. für die juristische Person/Personengesellschaft vertretungsberechtigt sein muss. Als Nutzer unseres Aktionärsportals bestätigen Sie uns gegenüber, dass Sie in der erforderlichen Art und Weise autorisiert sind.

Die von uns getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Funktionsfähigkeit unseres Aktionärsportals und der Datensicherheit entsprechen aktuellen Standards. Die Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des Aktionärsportals sowie der Bild- und Tonübertragung können nach dem heutigen Stand der Technik jedoch noch Schwankungen und Störungen unterworfen sein, auf welche die Gesellschaft keinen Einfluss hat (z.B. Einschränkungen der Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes oder von Internetdienstleistungen von Drittanbietern). Die HHLA, die von ihr beauftragten Dienstleister und die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft übernehmen keine Gewährleistung und Haftung für die Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des Telekommunikationsnetzes, der in Anspruch genommenen Internetdienste und Netzelemente Dritter sowie für den jederzeitigen Zugang zu unserem Aktionärsportal und die jederzeitige Verfügbarkeit der Bild- und Tonübertragung. Ferner übernehmen wir keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für unser Aktionärsportal eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorliegen.

Wir behalten uns vor, das Aktionärsportal oder die darüber angebotenen Dienste bei Anzeichen unbefugter Fremdeinwirkung aus zwingenden Datenschutz- oder Sicherheitserwägungen ohne weitere Ankündigung zu unterbrechen oder einzustellen. Schließlich behalten wir uns die Nichtberücksichtigung von über das Aktionärsportal übermittelte Daten vor, sofern uns Anhaltspunkte für Manipulation vorliegen.

Die jederzeitige Änderung dieser Nutzungsbedingungen bleibt vorbehalten. Änderungen können insbesondere im Zusammenhang mit dem technischen Ausbau des Aktionärsportals oder bei Änderungen der rechtlichen Rahmenbedingungen erforderlich werden. Die jeweils aktuellen Nutzungsbedingungen werden Ihnen bei jeder Anmeldung zum Aktionärsportal angezeigt. Mit der Anmeldung zum Aktionärsportal akzeptieren sie die Nutzungsbedingungen in ihrer jeweils gültigen Fassung.

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Aktionäre, ihrer Bevollmächtigten und der sonstigen Hauptversammlungsteilnehmer und zu ihren Rechten nach der EU-Datenschutzgrundverordnung haben wir in unseren Datenschutzhinweisen für Aktionäre zusammengefasst. Diese sind auf unserer Internetseite unter www.hhla.de/hauptversammlung abrufbar.