Hinweise zur Hauptversammlung

Die Ausübung von Aktionärsrechten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung setzt in jedem Fall eine form- und fristgerechte Anmeldung voraus. Hierzu muss Ihre Anmeldung spätestens bis Donnerstag, 3. Juni 2021 (24:00 Uhr MESZ) in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache über eine der folgenden Kontaktmöglichkeiten (die Anmeldeadressen) bei uns eingegangen sein:

Per Post:
Hamburger Hafen und Logistik Aktiengesellschaft
c/o HV AG
Jakob-Oswald-Straße 4
92289 Ursensollen

Per Telefax: +49 (0) 9628 42707 51
Per E-Mail: eintrittskarte@anmeldung-hv.de
Über das Aktionärsportal: www.hhla.de/aktionaersportal

Zur Anmeldung können sie den Ihnen zusammen mit der Einladung übersandten Anmeldebogen nutzen. Außerdem steht Ihnen hierfür das Aktionärsportal zur Verfügung.

Aktionäre, die das Aktionärsportal nutzen möchten, benötigen hierfür ihre Aktionärsnummer und das zugehörige Zugangspasswort. Diese Informationen werden Ihnen mit dem Einladungsschreiben zur Hauptversammlung zugesendet. Sofern Sie sich für die Teilnahme am elektronischen Versand der Einladung zur Hauptversammlung registrieren oder bereits registriert haben, können Sie das Aktionärsportal auch mithilfe des im Rahmen der Registrierung selbst vergebenen Zugangspassworts nutzen. Bei Nutzung des Aktionärsportals gelten ergänzend die „Nutzungsbedingungen für die Nutzung des Aktionärsportals“, die unter www.hhla.de/hauptversammlung abrufbar sind.

Bei der Bevollmächtigung eines Intermediärs oder einer gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Vereinigung oder Person nimmt dieser/diese für Sie auch die Anmeldung zur Hauptversammlung vor. Bitte senden Sie die entsprechende Vollmacht daher in diesem Fall nicht unmittelbar an die Hamburger Hafen und Logistik AG, sondern direkt an den Intermediär bzw. die gleichgestellte Vereinigung oder Person, und zwar so frühzeitig, dass eine Anmeldung bis Donnerstag, 3. Juni 2021 (24:00 Uhr MESZ) – bei uns eingehend – möglich ist. Bitte beachten Sie, dass bei der Bevollmächtigung eines Intermediärs oder einer gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Vereinigung oder Person sowie für den Widerruf und den Nachweis einer solchen Bevollmächtigung die gesetzlichen Bestimmungen gelten, insbesondere § 135 AktG. Sie werden gebeten, sich in einem solchen Fall rechtzeitig mit dem zu Bevollmächtigenden wegen der von ihm möglicherweise vorgegebenen Regelungen in Bezug auf die Bevollmächtigung abzustimmen.

Anmeldungen, Briefwahl, Vollmachten und Weisungen gelten immer nur für Aktien mit der gleichen Aktionärsnummer. Wenn Sie mehrere Anmeldebögen mit unterschiedlichen Aktionärsnummern erhalten haben, führen Sie die Anmeldung bitte für jede Einladung bzw. Aktionärsnummer gesondert durch. Bitte beachten Sie, dass Ihre Anmeldung sowie ggf. die Vollmacht nebst Weisungen bzw. Ihre Briefwahl in jedem Fall mit einer Unterschrift oder einer anderen Erklärung i.S.v. § 126b BGB versehen werden müssen. Bei mehreren eingetragenen Aktionären gilt dies für alle Berechtigten (z. B. von beiden Ehepartnern).

Maßgeblich für die Berechtigung zur Anmeldung und die Ausübung der Stimmrechte ist entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen (insbesondere § 67 Abs. 2 Satz 1 AktG) und der Satzung der Gesellschaft Ihr Aktienbestand laut Aktienregister zum Zeitpunkt der Hauptversammlung. Aus banktechnischen Gründen kann es in Ausnahmefällen vorkommen, dass dieser Bestand nicht mit Ihren Depotdaten übereinstimmt. Bitte vergleichen Sie deshalb Ihren derzeitigen Aktienbestand laut Aktienregister (aufgedruckt auf beiden Seiten des Anmeldebogens) mit Ihren Depotdaten. Fehlende Bestände im Aktienregister lassen Sie bitte nach Möglichkeit über Ihre Depotbank nachtragen.

Bitte beachten Sie ferner, dass Löschungen und Neueintragungen im Aktienregister am Tag der Hauptversammlung und in den letzten sechs Tagen vor der Hauptversammlung, d.h. ab dem 4. Juni 2021 (einschließlich) – nicht stattfinden (sog. Umschreibestopp). Die Aktien werden durch die Anmeldung und/oder den Umschreibestopp nicht gesperrt; Aktionäre können deshalb über ihre Aktien auch nach erfolgter Anmeldung weiterhin frei verfügen. Erwerber von Aktien, deren Umschreibungsanträge nach dem 3. Juni 2021 (sog. Technical Record Date) bei der Gesellschaft eingehen, können allerdings Teilnahme- und Stimmrechte aus diesen Aktien nicht ausüben, soweit sie sich nicht zur Ausübung der Aktionärsrechte (insbesondere des Stimmrechts) bevollmächtigen lassen. In diesen Fällen bleiben die Aktionärsrechte bis zur Umschreibung noch bei dem im Aktienregister eingetragenen Aktionär. Sämtliche Erwerber von Aktien der Gesellschaft, die noch nicht im Aktienregister eingetragen sind, werden daher gebeten, Umschreibungsanträge rechtzeitig zu stellen.

Die physische Teilnahme ist in diesem Jahr aufgrund der Abhaltung als virtuelle Hauptversammlung nicht möglich. Die Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten haben aber die Möglichkeit, die gesamte Hauptversammlung in Bild und Ton über das Aktionärsportal live im Internet zu verfolgen und sich zur Hauptversammlung, insbesondere zur Ausübung ihres Stimmrechts, elektronisch zuzuschalten. Aktionäre oder Bevollmächtigte, die die Hauptversammlung lediglich im Internet verfolgen möchten, ohne weitere Rechte auszuüben, benötigen hierfür lediglich die Ihnen übersandten bzw. selbst vergebenen Zugangsdaten bzw. im Fall von Bevollmächtigten die Zugangsdaten des jeweiligen Bevollmächtigenden. Eine Anmeldung ist in diesem Fall nicht erforderlich. Für die Ausübung weitergehender Rechte im Zusammenhang mit der Hauptversammlung, insbesondere des Stimmrechts, ist dagegen die ordnungsgemäße Anmeldung erforderlich.

Sofern Sie sich ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet haben können Sie Ihre Aktionärsrechte im Zusammenhang mit der Hauptversammlung, insbesondere das Stimmrecht, wie folgt ausüben:

• Sie können per Briefwahl abstimmen.
• Sie können den Stimmrechtsvertretern der Hamburger Hafen und Logistik AG Vollmacht und Weisungen erteilen.
• Sie können eine Person Ihrer Wahl als Bevollmächtigten zur Teilnahme an der Hauptversammlung anmelden.
• Sie können einen Intermediär im Sinne des § 67a Abs. 4 AktG oder eine gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Vereinigung oder Person bevollmächtigen bzw. ermächtigen.
• Sie können im Vorfeld der Hauptversammlung Fragen stellen und während der Hauptversammlung Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erklären.

Aktionäre haben die Möglichkeit, ihre Stimmen per Briefwahl abzugeben. Die Briefwahl steht auch Bevollmächtigten (einschließlich bevollmächtigten Intermediären und diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Vereinigungen und Personen) offen.

Die Stimmabgabe per Briefwahl kann gleichzeitig mit der Anmeldung entweder mithilfe dem der Einladung zur Hauptversammlung beigefügten Formular oder als elektronische Briefwahl durch Nutzung des Aktionärsportals der Gesellschaft erfolgen. Das Formular kann auch im Internet unter www.hhla.de/hauptversammlung heruntergeladen werden. Die Stimmabgabe per Briefwahl kann auch noch nach ordnungsgemäßer Anmeldung erfolgen.

Per Briefwahl abgegebene Stimmen, ihr Widerruf bzw. eventuelle Änderungen abgegebener Briefwahlstimmen müssen der Gesellschaft – sofern nicht das Aktionärsportal genutzt wird – in Textform spätestens bis Mittwoch, 9. Juni 2021 (24:00 Uhr MESZ), unter einer der genannten Anmeldeadressen zugehen.

Die elektronische Briefwahl über das Aktionärsportal ist auch noch während der virtuellen Hauptversammlung bis zum Ende der Abstimmung möglich. Bis zu diesem Zeitpunkt können über das Aktionärsportal auch etwaige zuvor – auch auf anderem Wege (z.B. per Post oder E-Mail) – abgegebene Briefwahlstimmen widerrufen oder geändert werden. Der Versammlungsleiter wird in der Hauptversammlung rechtzeitig auf das bevorstehende Ende der Abstimmung hinweisen.

Sollte zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung erforderlich werden, gilt Ihre erteilte Stimmabgabe entsprechend für jeden zur Abstimmung gestellten Unterpunkt. Etwaige zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge, die bis Mittwoch, 26. Mai 2021 (24:00 Uhr MESZ) eingehen, werden im Internet unter www.hhla.de/hauptversammlung zugänglich gemacht. Dort finden Sie auch Hinweise, wie Sie sich Gegenanträgen und Wahlvorschlägen anschließen können.

Üben Sie als Aktionär Ihr Stimmrecht mittels Briefwahl aus, werden Sie nicht als Teilnehmer an der Hauptversammlung geführt. Eine Aufnahme ins Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung sowie eine Offenlegung Ihres Namens erfolgt in diesen Fällen nicht.

Auch in diesem Jahr bieten wir Ihnen die Möglichkeit der Stimmrechtsvertretung durch Mitarbeiter unserer Gesellschaft an. Die Gesellschaft hat zu einzelvertretungsberechtigten Stimmrechtsvertretern Frau Christin Böwe und Herrn Robert Malsch ernannt.

Bei direkter Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft mit Ihrer Anmeldung muss die Vollmacht nebst Weisungen der Gesellschaft bis Donnerstag, 3. Juni 2021 (24:00 Uhr MESZ) in Textform (§ 126b BGB) über eine der in Ziffer 1. genannten Anmeldeadressen zugehen. Bitte nutzen Sie hierzu nach Möglichkeit den Vordruck für die Vollmacht- und Weisungserteilung auf dem Anmeldebogen oder das Aktionärsportal.

Sie können die Stimmrechtsvertreter auch noch nach erfolgter ordnungsgemäßer Anmeldung unter Nutzung der in Ziffer 1. genannten Anmeldeadressen bevollmächtigen. In diesem Fall müssen die Erteilung der Vollmacht nebst Weisungen der Gesellschaft – sofern nicht das Aktionärsportal genutzt wird – in Textform mittels des auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.hhla.de/hauptversammlung zum Download bereitgehaltenen Formulars spätestens bis Mittwoch, 9. Juni 2021 (24:00 Uhr MESZ), unter einer der genannten Anmeldeadressen zugehen.

Über das Aktionärsportal ist die Übermittlung der Vollmacht nebst Weisungen auch noch während der virtuellen Hauptversammlung bis zum Ende der Abstimmung möglich. Bis zu diesem Zeitpunkt können über das Aktionärsportal auch etwaige zuvor – auch auf anderem Wege – erteilte Vollmachten und/oder Weisungen widerrufen oder geändert werden. Der Versammlungsleiter wird in der Hauptversammlung rechtzeitig auf das bevorstehende Ende der Abstimmung hinweisen.

Die Stimmrechtsvertreter sind bei der Stimmrechtsausübung an Ihre ausdrücklichen Weisungen zu den einzelnen Tagesordnungspunkten gebunden. Es muss somit zu allen Punkten der Tagesordnung eine eindeutige Weisung erteilt werden. Sollte zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung erforderlich werden, gilt Ihre erteilte Weisung für die Stimmabgabe entsprechend für jeden zur Abstimmung gestellten Unterpunkt. Sollten zu einzelnen Tagesordnungspunkten keine eindeutigen Weisungen vorliegen, werden sich die Stimmrechtsvertreter im Falle einer Abstimmung insoweit der Stimme enthalten. Etwaige zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge, die bis Mittwoch, 26. Mai 2021 (24:00 Uhr MESZ) eingehen, werden im Internet unter www.hhla.de/hauptversammlung zugänglich gemacht. Dort finden Sie auch Hinweise, wie Sie sich Gegenanträgen und Wahlvorschlägen anschließen können. Sollten zu einzelnen Tagesordnungspunkten keine eindeutigen Weisungen vorliegen, werden sich die Stimmrechtsvertreter im Falle einer Abstimmung insoweit der Stimme enthalten. Das gleiche gilt bei der Abstimmung über einen Verwaltungsvorschlag mit einem vom in der Einberufung der Hauptversammlung im Bundesanzeiger bekannt gemachten abweichenden Beschlussinhalt.

Bei Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft wird der Name einer der Stimmrechtsvertreter in das Teilnehmerverzeichnis zur Hauptversammlung aufgenommen. Eine Offenlegung Ihres Namens erfolgt in diesen Fällen nicht.

Sie können auch eine Person Ihrer Wahl, z.B. auch einen Intermediär oder eine gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Vereinigung oder Person, zur Stimmrechtsausübung bevollmächtigen. Bitte beachten Sie, dass auch Bevollmächtigte das Stimmrecht ihrerseits nur durch Briefwahl (dazu oben unter 3.) oder Vollmacht und Weisung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft (dazu oben unter 4.) ausüben können.

Die Bevollmächtigung kann bereits zusammen mit der Anmeldung entweder über das ihnen mit der Einladung übersandte Formular oder über das Aktionärsportal erfolgen. Nach ordnungsgemäßer Anmeldung kann die Bevollmächtigung wahlweise mithilfe des mit der Einladung versandten sowie im Internet unter www.hhla.de/hauptversammlung abrufbaren Vollmachtsformulars, unter Nutzung einer sonstigen Vollmacht oder das Aktionärsportal erfolgen. Die von der Gesellschaft vorgehaltenen Formulare sehen jeweils ein Recht des Bevollmächtigten zur Unterbevollmächtigung vor. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Bitte beachten Sie, dass – wenn weder ein Intermediär noch eine gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Vereinigung oder Person bevollmächtigt wird – die Erteilung der Vollmacht in Textform (§ 126b BGB) erfolgen muss. Gleiches gilt für den Nachweis der Vollmacht gegenüber der Gesellschaft und einen eventuellen Widerruf der Vollmacht. Sofern die Vollmacht über das Aktionärsportal oder durch sonstige Erklärung in Textform gegenüber der Gesellschaft erteilt wird, ist kein gesonderter Nachweis der Bevollmächtigung erforderlich. Sofern die Vollmacht durch Erklärung gegenüber dem zu Bevollmächtigenden erteilt wird und der Bevollmächtigte nicht Intermediär oder eine gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Vereinigung oder Person ist, verlangt die Gesellschaft einen Nachweis der Bevollmächtigung. Der Nachweis einer auf diesem Wege erteilten Bevollmächtigung kann insbesondere dadurch geführt werden, dass der Nachweis (z.B. Kopie oder Scan der Vollmacht) an die unter den Anmeldeadressen genannte Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse übermittelt wird. Entsprechendes gilt für einen etwaigen Widerruf der Vollmacht.

Erfolgt die Erteilung oder der Nachweis einer Vollmacht oder deren Widerruf durch eine Erklärung gegenüber der Gesellschaft auf dem Postweg, per E-Mail oder per Telefax, so muss diese aus organisatorischen Gründen der Gesellschaft bis spätestens Mittwoch, 9. Juni 2021 (24:00 Uhr MESZ) unter einer der genannten Anmeldeadressen zugehen.

Die Erteilung oder der Widerruf einer Vollmacht über das Aktionärsportal ist darüber hinaus auch noch während der Hauptversammlung bis zum Ende der Abstimmung möglich Der Versammlungsleiter wird in der Hauptversammlung rechtzeitig auf das bevorstehende Ende der Abstimmung hinweisen.

Die Nutzung des Aktionärsportals durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die mit dem Einladungsschreiben zur Hauptversammlung versandten bzw. selbst vergebenen Zugangsdaten erhält. Mit der Nutzung des Aktionärsportals bestätigt die bevollmächtigte Person, dass sie ordnungsgemäß bevollmächtigt ist. Das Erfordernis des Nachweises der Vollmacht bleibt hiervon unberührt.

Bei der Bevollmächtigung bzw. Ermächtigung eines Intermediärs oder einer gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Vereinigung oder Person sowie für den Widerruf und den Nachweis einer solchen Bevollmächtigung bzw. Ermächtigung gelten die Ausführungen unter Ziffer 1.

Wenn Briefwahlstimmen und/oder Vollmacht und ggf. Weisungen auf unterschiedlichen Übermittlungswegen eingehen, werden grundsätzlich die zuletzt zugegangenen Briefwahlstimmen bzw. Vollmacht und ggf. Weisungen als Widerruf der vorangegangenen Erklärung gewertet. Wenn darüber hinaus auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen eingehen und nicht erkennbar ist, welche zuletzt abgegeben wurde, werden diese in folgender Reihenfolge berücksichtigt: 1. per Internet über das Aktionärsportal, 2. per E-Mail, 3. per Telefax und 4. in Papierform.

Das Stellen von Fragen an den Vorstand sowie die Erklärung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung ist ausschließlich über das Aktionärsportal möglich. Bitte beachten Sie hierzu die Hinweise in den „Nutzungsbedingungen für die Nutzung des Aktionärsportals“.