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Informationen zum Datenschutz für Aktionäre der der Hamburger Hafen und Logistik AG und für Bevollmächtigte der Aktionäre im Hinblick auf die Datenverarbeitung für Zwecke der virtuellen Hauptversammlung.
Die Hamburger Hafen und Logistik AG (HHLA) misst dem Schutz Ihrer Daten und Ihrer Privatsphäre großen Wert bei. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten unserer Aktionäre oder ihrer bevollmächtigten Vertreter wir im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung unserer Hauptversammlung verarbeiten und welche Rechte Ihnen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer Daten zustehen. Sofern Sie ein sonstiger Teilnehmer (Gast) der Hauptversammlung sind, finden Sie in dieser Datenschutzerklärung ebenfalls Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Teilnahme an der Hauptversammlung.
Wir führen die Hauptversammlung im Jahr 2024 als virtuelle Hauptversammlung gemäß § 118a Aktiengesetz (AktG) ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten durch. Die Aktionäre, ihre Bevollmächtigten und Gäste können daher nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können die gesamte Hauptversammlung aber per Bild- und Tonübertragung über einen passwortgeschützten Internetservice (Aktionärsportal) verfolgen, über den auch die elektronische Zuschaltung erfolgt. Das Aktionärsportal wird durch unseren Dienstleister HV AG, Jakob-Oswald-Straße 4, 92289 Ursensollen, ausschließlich in unserem Auftrag und nach unserer Weisung betrieben. Es ist abrufbar unter der Internetadresse www.hhla.de/aktionaersportal.
Verantwortliche Stelle ist die
Hamburger Hafen und Logistik AG
Bei St. Annen 1, 20457 Hamburg
Telefon: +49 40 3088-0, Fax: +49 40 3088-3355, E-Mail: info@hhla.de
Bei Fragen zu diesen Hinweisen können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.
Er ist per Post unter der genannten Adresse oder per E-Mail an datenschutz@hhla.de zu erreichen.
Im Zusammenhang mit der Durchführung unserer virtuellen Hauptversammlung verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten unserer Aktionäre bzw. deren Bevollmächtigten:
Sofern Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir zusätzlich diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Bearbeitung des jeweiligen Anliegens erforderlich sind, wie z.B. die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer.
Sofern Sie an unserer virtuellen Hauptversammlung als Gast teilnehmen, verarbeiten wir die folgenden Daten von Ihnen: Name, Anschrift, ggf. Position/Funktion, Firma und individuelle Zugangsdaten für das Aktionärsportal (Gästekarten- bzw. Zugangsnummer und PIN).
Wenn Sie unser Aktionärsportal im Internet besuchen, erheben wir Daten über Zugriffe auf unser Aktionärsportal. Folgende Daten und Geräteinformationen werden in den Webserver-Log-Files protokolliert: Abgerufene bzw. angefragte Daten; Datum und Uhrzeit des Abrufs; Meldung, ob der Abruf erfolgreich war; Typ des verwendeten Webbrowsers und Betriebssystems; IP-Adresse; Aktionärsnummer bzw. bei Gästen die Gästekarten- bzw. Zugangsnummer und Session-ID; Kenntnisnahme und Akzeptanz der Nutzungsbedingungen. Ihr Browser übermittelt diese Daten automatisch an uns, wenn Sie unser Aktionärsportal besuchen.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung aller relevanten Rechtsvorschriften, insbesondere der DSGVO, dem BDSG und dem AktG.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um die virtuelle Hauptversammlung vorzubereiten, durchzuführen und nachzubereiten und um unsere in diesem Zusammenhang bestehenden gesetzlichen Pflichten gegenüber Aktionären und ihren Bevollmächtigten zu erfüllen, insbesondere um
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Aktionären erfolgt ggf. ferner zur Bereitstellung von Unternehmensinformationen und zur Kontaktpflege mit Ihnen (Investor Relations).
Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. § 67e Abs. 1 AktG und unseren aktienrechtlichen Verpflichtungen nach §§ 118 ff. AktG.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Aktionären und Bevollmächtigten ist für die ordnungsgemäße Durchführung der virtuellen Hauptversammlung erforderlich. Wenn Sie die erforderlichen personenbezogenen Daten nicht mitteilen, können wir Ihnen möglicherweise keine Zuschaltung zu der virtuellen Hauptversammlung ermöglichen.
Wir verarbeiten außerdem die oben genannten Daten von Gästen, um sicherzustellen, dass nur ausgewählte Gäste die Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung verfolgen können. Insbesondere erstellen wir eine Gästeliste und verschicken Gastkarten bzw. Zugangsdaten für das Aktionärsportal, über das Gäste ausschließlich den Webcast der virtuellen Hauptversammlung verfolgen können. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, den Zugang zu unserer virtuellen Hauptversammlung zu kontrollieren und nur ausgewählte Gäste zuzulassen. Ohne diese Verarbeitung Ihrer Daten ist eine Verfolgung der Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung durch Gäste nicht möglich.
Im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung übermitteln wir Ihre Daten möglicherweise auch an unsere Rechtsberater, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer, da wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die Hauptversammlung im Einklang mit den einschlägigen rechtlichen Vorschriften zu veranstalten und uns dazu extern beraten zu lassen. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
Ihre personenbezogenen Daten werden ebenfalls zur Erfüllung etwaiger gesetzlicher Melde- und Publikationspflichten verarbeitet. Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben oder aktien-, handels und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Um aktienrechtlichen Bestimmungen zu entsprechen, müssen wir beispielsweise bei der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, drei Jahre nachprüfbar festhalten. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitungen dienen in diesen Fällen die jeweiligen gesetzlichen Regelungen und Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.
Wir verarbeiten Ihre Daten, um Statistiken zu erstellen, z.B. für die Darstellung der Aktionärsentwicklung, Anzahl der Transaktionen, oder für Übersichten über die größten Aktionäre. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, Statistiken zu erstellen, damit wir erkennen können, wie sich die Aktionärsstruktur unseres Unternehmens zusammensetzt.
In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre Daten auch zur Einhaltung von Wertpapiervorschriften außereuropäischen Länder. Dies gilt insbesondere, wenn wir bei Kapitalerhöhungen nach Maßgabe der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen einzelne Aktionäre aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit oder ihres Wohnsitzes von der Information über Bezugsangebote ausnehmen müssen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. § 67e Abs. 1 AktG.
Für unser Aktionärsportal verwenden wir technisch erforderliche Cookies. Cookies sind kleine Dateien, die von einer Webseite, die Sie besuchen, auf Ihrem Desktop-, Notebook- oder Mobilgerät abgelegt werden. Daraus können wir z.B. erkennen, ob es zwischen Ihrem Gerät und unserem Aktionärsportal schon eine Verbindung gegeben hat, oder welche Sprache oder anderen Einstellungen Sie bevorzugen. Unsere verwendeten Cookies enthalten keine personenbezogenen Daten. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Wenn Sie sich gegen den Einsatz von Cookies entscheiden, kann es sein, dass Ihnen nicht alle Funktionen unseres Aktionärsportals oder einzelne Funktionen nur eingeschränkt zur Verfügung stehen.
Die von uns eingesetzten notwendigen Session Cookies werden nur zum Zweck der Bereitstellung des Aktionärsportals und für die Anmeldung und Identifizierung der Aktionäre, ihrer Bevollmächtigten und unserer Gäste verwendet. Sie sind für die Funktionen des Aktionärsportals erforderlich und werden beim Schließen Ihres Browsers gelöscht.
Die Rechtsgrundlage für das Setzen der unbedingt erforderlichen Cookies, den Zugriff auf die darin gespeicherten Daten sowie die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 des Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetzes, da dies zur Bereitstellung des von Ihnen angefragten Aktionärsportals erforderlich ist. Die weitere Verarbeitung der mittels der unbedingt erforderlichen Cookies erhobenen personenbezogenen Daten ist zur Wahrung unseres berechtigten Interesses erforderlich, unseren Aktionären, deren Bevollmächtigten und ausgewählten Gästen den Besuch unseres Aktionärsportals zu ermöglichen. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist in Bezug auf Aktionäre Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit § 67e Abs. 1 AktG und in Bezug auf deren Bevollmächtigte und Gäste Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
Sollten wir beabsichtigen, Ihre personenbezogenen Daten für einen zuvor nicht genannten Zweck zu verarbeiten, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.
Jeder Aktionär ist grundsätzlich verpflichtet, der Gesellschaft die für die Führung des Aktienregisters erforderlichen Angaben (Name, Geburtsdatum, Postanschrift und elektronische Adresse des Aktionärs sowie Stückzahl der Aktien oder Aktiennummer) mitzuteilen. Regelmäßig leiten die beim Erwerb oder der Verwahrung Ihrer HHLA-Namensaktien mitwirkenden Intermediäre (z.B. Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute) die für die Führung des Aktienregisters relevanten Angaben (z.B. neben den zuvor genannten Daten auch Staatsangehörigkeit, Geschlecht und Einreicherbank) an uns weiter.an uns weiter. Dies geschieht über die Clearstream Banking AG, Eschborn, die als Zentralverwahrer die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften und die Verwahrung der Aktien für die Kreditinstitute wahrnimmt. Verkaufen Sie Ihre Aktien, wird uns dies ebenfalls über die Clearstream Banking AG gemeldet. Im Übrigen erhalten wir bzw. die von uns beauftragten Dienstleister die personenbezogenen Daten der Aktionäre in der Regel von Ihnen selbst.
Wenn Sie als Bevollmächtigter eines Aktionärs auftreten, erhalten wir Ihre personenbezogenen Daten von dem Aktionär, der Ihnen die Vollmacht erteilt hat, und direkt von Ihnen, sofern Ihr Verhalten in der virtuellen Hauptversammlung oder Ihre Nutzung des Aktionärsportals betroffen ist.
Wenn Sie als Gast die virtuelle Hauptversammlung verfolgen, erhalten wir Ihre Daten entweder direkt von Ihnen, insbesondere wenn Sie selbst eine Zulassung als Gast bei uns beantragt haben (z.B. als Medienvertreter), oder ggf. im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit aus internen oder externen, teils auch öffentlich zugänglichen Quellen.
Für die Verwaltung und technische Führung des Aktienregisters sowie zur Abwicklung der virtuellen Hauptversammlung nutzen wir externe Dienstleister, z.B. Dienstleister zur Organisation der Hauptversammlung, für Druck und Versand der Hauptversammlungs-Einladungen und Aktionärsmitteilungen, sowie für die Durchführung der Hauptversammlung (im Wesentlichen für die Bereitstellung des Aktionärsportals, über das die virtuelle Hauptversammlung zugänglich ist). Die beauftragten Dienstleister erhalten von uns nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und sie verarbeiten die Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unserer Weisung. Alle unsere Mitarbeiter und alle Mitarbeiter von externen Dienstleistern, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln. Im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise auch an unsere Rechtsberater, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.
Im Zusammenhang mit der Durchführung der Hauptversammlung können Ihre personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen gegenüber anderen ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären oder ihren Bevollmächtigen und ggf. Mitgliedern der Öffentlichkeit, welche die Internetseite der Gesellschaft besuchen oder die öffentlich zugängliche Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung verfolgen, offengelegt werden (z.B. durch Gewährung der Einsichtnahme in das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmerverzeichnis, durch Veröffentlichung der von Ihnen gestellten veröffentlichungspflichtigen Anträge oder sonstigen Verlangen auf der Internetseite der Gesellschaft, im Rahmen der Zugänglichmachung von Stellungnahmen unter Namensnennung im Aktionärsportal oder im Rahmen von sonstigen Beiträgen, die Sie im Vorfeld oder während der virtuellen Hauptversammlung über die in der Einladung zur Hauptversammlung beschriebenen Kommunikationswege leisten).
Darüber hinaus können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z.B. beim Überschreiten gesetzlich vorgegebener Stimmrechtsschwellen).
Wir anonymisieren oder löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die zuvor genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z.B. nach Aktiengesetz, Handelsgesetzbuch oder Abgabenordnung) zu einer weiteren Speicherung verpflichten. Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre. Die im Aktienregister gespeicherten Daten bewahren wir vorbehaltlich anderer gesetzlicher Regelungen nach Kenntniserlangung von der Beendigung der Aktionärsstellung noch bis zu zwölf Monate auf. Eine längere Aufbewahrung erfolgt ausnahmsweise, soweit dies im Zusammenhang mit Rechtsverfahren erforderlich ist, an denen die Gesellschaft beteiligt ist.
Sollten wir personenbezogene Daten an Empfänger mit Sitz in einem Land außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (Drittland) weitergeben, erfolgt die Weitergabe nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z.B. Vereinbarung der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission) vorhanden sind.
Soweit Aktionäre aus Drittländern stammen, werden wir auch diesen Aktionären Informationen zukommen lassen (z.B. Einladungen zu Hauptversammlungen). Sollten in diesen Mitteilungen auch personenbezogene Daten enthalten sein (z.B. Anträge zu Hauptversammlungen unter Nennung des Namens des Antragstellers), werden diese Daten damit auch in Drittländern übermittelt. In Drittländern finden die Regelungen der DSGVO keine unmittelbare Anwendung. Soweit kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorliegt, kann in diesen Drittstaaten ein geringeres Schutzniveau für Ihre personenbezogenen Daten bestehen. Eine Übermittlung ist dennoch erforderlich, um alle Aktionäre gleichermaßen zu informieren, da wir Aktionäre aus Drittstaaten nicht von unserer Informationspflicht ausnehmen dürfen. Mit der Übermittlung erfüllen wir daher unsere vertraglichen Verpflichtungen. Rechtsgrundlage für die Übermittlung ist Art. 49 Abs. 1 lit. b) DSGVO.
Detaillierte Informationen dazu sowie über das Datenschutzniveau bei unseren Dienstleistern in Drittländern können Sie über unseren Datenschutzbeauftragten anfordern.
Aktionäre und ihre Bevollmächtigten sowie Gäste haben als Betroffene in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten – bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen – das Recht,
Soweit wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen der HHLA oder eines Dritten verarbeiten, sind Sie dazu berechtigt, dieser Verarbeitung zu widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. In diesem Fall werden wir die Verarbeitung beenden, sofern uns nicht der Nachweis gelingt, dass zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vorliegen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
Die obengenannten Rechte können Sie unter der im Abschnitt "Verantwortlicher für die Datenverarbeitung" aufgeführten Adresse unseres Datenschutzbeauftragten geltend machen. Bitte beachten Sie, dass ggf. gesetzliche Ausnahmen (z.B. fortbestehende Aufbewahrungspflichten) einer Ausübung Ihrer Rechte entgegenstehen können.
Unabhängig davon haben Sie als Betroffener gemäß Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde. Die für die HHLA zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22
20459 Hamburg
Tel.: +49 (0) 40 42854-4040
mailbox@datenschutz.hamburg.de
Bei relevanten Änderungen dieser Informationen werden wir Sie bei Bedarf erneut benachrichtigen.
Stand dieser Information: April 2024
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