Erfolgreich umgestellt

Mehr Effizienz und weniger Papierverbrauch dank digitalisierter Rechnungsprozesse. Die manuelle Abwicklung von Rechnungen ist für Kunden und Unternehmen nicht nur zeitintensiv, sondern – aufgrund des hohen Papieraufkommens – auch eine große Belastung für die Umwelt. So war der Pro-Kopf-Verbrauch von Papier, Pappe und Karton im Jahr 2018 in Deutschland so hoch wie in keinem anderen G-20-Land.

Die HHLA überprüft und optimiert kontinuierlich Prozesse und Abläufe und startete ein Projekt zur Digitalisierung und Vereinheitlichung der Rechnungsprozesse für die Reeder. Die Umstellung auf SAP-SD, einer modernen Standardsoftware zur Abrechnung erbrachter Leistungen, ist dabei der wichtigste und umfangreichste Schritt.

Im Verlauf des Digitalisierungsprojektes wurden die Hamburger HHLA-Container-Terminals und die Reederkunden eingebunden. Durch eine kooperative und gute Zusammenarbeit mit den Reedern wurde dieses Projekt bereits deutlich vor dem geplanten Abschluss realisiert.

Über 95% Papier eingespart.

Während im Jahr 2018 noch mehr als 340.000 Rechnungspapierseiten bei der HHLA gedruckt und versendet wurden, waren es im Jahr 2021 nur noch rund 20.000, Tendenz weiter sinkend. Im Laufe des Jahres 2024 soll kein weiterer Papierausdruck mehr nötig, und die digitale Umstellung erfolgreich abgeschlossen sein.

Schneller, digitaler, transparenter: Für die HHLA und ihre Kunden bedeutet die umfangreiche Digitalisierung einen schnellen und effizienten Ablauf der Abrechnungsprozesse, eine nennenswerte Reduzierung des Papierverbrauchs und eine Förderung der Datentransparenz durch die übersichtliche Softwarelösung.

In der Praxis zeigen sich bereits positive Auswirkungen. Insgesamt können durch die Digitalisierung des Prozesses jährlich über vier Tonnen CO₂ eingespart werden. Zudem wurden zwischen Juli 2020 und Dezember 2021 95 % der Ausgangsrechnungen digitalisiert und mehr als 2,5 Millionen Container- und Marine-Events durch die neuen Prozesse verarbeitet. 85 % des Umsatzes werden in der neuen Faktura automatisiert abgerechnet. Mit einer Fehlerquote in der Verarbeitung im Promillebereich bedeutet die Maßnahme auch einen Qualitätsgewinn für mehr Kundenzufriedenheit, Kundenbindung und Transparenz.

Die umfangreiche Digitalisierungsmaßnahme bildet die Basis für weitere Effizienzsteigerungen in der Zukunft. Auch außerhalb des Rechnungswesens minimiert die HHLA analoge Prozesse: Ausdrucke auf dem Papier, die Verteilung per Hauspost, händische Unterschriften oder die Freigabe von Zahlungen werden künftig ebenfalls digital umgesetzt. Die HHLA ist mit mehreren großen Reedern bereits den nächsten Entwicklungsschritt gegangen: Mit ihnen findet der direkte Austausch von EDI-Datensätzen als Electronic Invoicing statt.

Nachhaltigkeitsstrategie Balanced Logistics

Ökologische, soziale und wirtschaftliche Interessen zu vereinen – diesen Anspruch unterstreicht unsere Nachhaltigkeitsstrategie unter dem Leitmotiv Balanced Logistics.

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